每天,我们一踏入办公室,就会立刻卷入急迫的事情中:那些必须:“立即回复”的邮件、看起来只需两分钟就能解决的突然需求(最后都需要一小时才能解决),开会前要完成的一份报告等。我们都知道,应该减少做急迫的事情,而聚集在重要的任务上,为什么我们做不到?要怎么聚集在重要的事情上,而不被急迫的事困住?以下有三个方法。
一、每天选择三件重要的事,完成它们。
把这三件重要的事写在纸上,放在你能够看到的地方。当你有片刻的时间,不要查你的电子邮件,而是看一下这张纸,处理这些事,看看一天下来你能够完成几件。
二、关闭电子邮件。
把Outlook以及新邮件提醒的无线网络关掉,尽可能让自己不受
电子邮件的干扰。当你决定处理重要的事件时,你至少得给自己一个小时的时间。如果网络是太大的诱惑,你干脆也把网络关闭。
三、一个星期安排二十分钟与自己开会。
把这二十分钟排在自己的工作日历中,把它当成和主管开会一样重要。如果你的工作场所是一个开放的空间,不妨预订会议室的空间,和自己独处。在这二十分钟内,准备好专案工作事项、待完成事项等,并且总览过去这个星期你完成的事项,以及接下来一个星期,你想要完成的事。如此,可以帮助自己为一天选出三件重要的事。这么做,也可以让你有效了解你应该怎么运用时间。
别被急迫推着走,多花时间在重要的事情上,久而久之,你会发现急迫的事情也变少了。